« Je vais passer ça dans mes dépenses. » Cinq conseils pour bien déduire vos dépenses d’emploi.

Quand on travaille dur, il est normal d’avoir de temps à autre des dépenses d’emploi. Bien des Canadiens paient de leur poche des dépenses essentielles à leur travail. Si c’est votre cas, faites attention quand vous les déduirez. Les achats que vous faites pour le travail ne sont pas toujours admissibles à titre de dépenses d’emploi.

Certaines dépenses sont plus évidentes que d’autres! Blocs-notes et crayons? Probablement admissibles. Sac à main haute couture pour les mettre dedans? Peut-être pas… Où se trouve la limite à ne pas franchir?

Voici ce qu’il faut savoir sur la façon de déduire correctement vos dépenses dans votre déclaration :

1.Votre contrat de travail doit préciser les dépenses

Il y a une ligne pour les dépenses d’emploi dans toutes les déclarations de revenus. Mais pour vous en servir, vous devez avoir un contrat de travail qui précise les dépenses que vous devez payer de votre poche. Ces dépenses comprennent par exemple les déplacements, les repas, l’équipement de protection individuelle ou les appels téléphoniques. Seules des dépenses bien précises sont admissibles, et encore faut-il que votre contrat de travail en fasse mention.

2.Vous devez avoir les bons documents en main

Si votre contrat de travail contient la liste des dépenses que vous devez payer de votre poche pour vous acquitter de votre tâche, vous devez aussi obtenir un formulaire T2200 pour les déduire dans votre déclaration de revenus. Pour que l’Agence du revenu du Canada (ARC) approuve vos dépenses, il faut que le formulaire T2200, Déclaration des conditions de travail, soit rempli et signé par votre employeur.

Petit conseil :

Il vous faut les deux documents en règle. Si votre employeur vous a donné le formulaire T2200, mais que votre contrat ne contient pas de liste de dépenses, vous ne pourrez pas en déduire.

3.Vous devez être un champion de la paperasse

Le meilleur moyen d’éviter tout problème, c’est d’avoir des dossiers parfaitement en ordre. Gardez tous vos reçus. Si vous déclarez des déplacements en voiture, inscrivez le détail des distances parcourues pour le travail dans un journal de bord.

4.Utilisez une calculatrice et rappelez-vous vos ratios

L’ARC sait bien que ce ne serait pas raisonnable d’avoir chaque chose en double, et c’est pourquoi il arrive souvent que les dépenses soient calculées en pourcentage. Par exemple, supposons que vous utilisez votre voiture dans le cadre de votre travail. Pour déterminer quelle portion vous pouvez déduire, consultez le journal de bord mentionné au point 3. Les notes que vous y avez prises vous servent à calculer combien de kilomètres vous avez parcourus pour le travail et combien pour vos déplacements personnels, puis à répartir correctement les frais d’essence, d’entretien, d’assurance et d’immatriculation. Si les déplacements faits pour le travail représentent 20 % de votre kilométrage total, déclarez 20 % de vos dépenses d’automobile de l’année.

C’est la même chose pour votre téléphone cellulaire. Gardez un registre des minutes utilisées pour vos appels personnels et vos appels professionnels, et déterminez quel pourcentage des frais vous pouvez déduire. Si vous avez un seul téléphone cellulaire, il est peu plausible que vous ne l’utilisiez jamais à des fins personnelles… Vous ne pouvez donc pas déduire 100 % des frais.

Petit conseil :

Il est rarement possible de déduire en entier le coût de la plupart des fournitures de bureau, à moins que celles-ci soient directement liées au travail. La papeterie ou les pansements, par exemple, sont rarement utilisés uniquement pour le travail, alors qu’un uniforme et des chaussures de sécurité le sont souvent.

5.Conservez vos documents, même après avoir produit votre déclaration

Si vous produisez votre déclaration sur papier, n’oubliez pas de joindre vos reçus et votre formulaire T2200. Si vous la produisez en ligne, conservez vos reçus parfaitement classés. L’ARC examine souvent les dépenses d’emploi; vous pourriez très bien avoir à donner des preuves après avoir produit votre déclaration.

Vous croyez que vous avez payé certaines dépenses de votre poche qui seraient admissibles, mais vous n’avez pas de formulaire T2200 ou de contrat de travail explicite? Discutez-en avec votre employeur et, avant de les inscrire sur votre déclaration, voyez quelles dépenses il est susceptible d’ajouter.